Ieguldījums izaugsmei! Ērtākai saziņai ar saimniekiem un birokrātijas mazināšanai

Zemkopības ministrijas (ZM) un tās padotības iestāžu informācijas un komunikāciju tehnoloģiju attīstības projekta laikā izveido jaunas lietotnes, efektivizē pārraudzības procesus, mazina administratīvo slogu, kā arī pilnveido dažādus pakalpojumus un uzskaites procesus.

Laika posmā no 2017. līdz 2023. gadam ZM īstenoja divus Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansētus projektus ar vienu nosaukumu: "Zemkopības ministrijas un tās padotībā esošo iestāžu informācijas un komunikāciju tehnoloģiju attīstība – 1. un 2. kārta".

ZM Administratīvajā departamentā teic, ka pirmās kārtas projekts īstenots, lai paaugstinātu pārraudzības procesu efektivitāti, uzlabotu nozares iestāžu pakalpojumu sniegšanu, samazinātu administratīvo slogu un uzlabotu nozares informāciju un komunikāciju tehnoloģiju (IKT) atbalstu. 

Otrās kārtas projektā pilnveidoja datu ieguvi un apstrādi, ieviesa vienotu klientu risku analīzi, turpināja administratīvā sloga samazināšanu, pilnveidoja pakalpojumus un lauksaimniecības zemes izmantošanas un bioloģiskās lauksaimniecības uzskaiti.

Abos projektos ministrijas sadarbības partneri bija visas tā laika Zemkopības ministrijas padotības iestādes: Lauku atbalsta dienests (LAD), Lauksaimniecības datu centrs (patlaban ir apvienots ar Lauku atbalsta dienestu), Pārtikas un veterinārais dienests (PVD), Valsts augu aizsardzības dienests, Valsts meža dienests un Valsts tehniskās uzraudzības aģentūra.

Izveidoti dažādi tehnoloģiskie risinājumi

Projektos galvenokārt izveidoti dažādi tehnoloģiskie risinājumi, lai nodrošinātu nozares iestāžu pamatdarbības procesus, kā arī centralizēti nozares IKT resursi, tomēr uzsverami arī nozares klientiem pieejamie, piemēram, klientu pašapkalpošanās vide http://epakalpojumi.zm.gov.lv, Lauku atbalsta dienesta mobilā aplikācija, nozares atvērtie dati, kas pieejami valsts vienotajā Atvērto datu portālā https://data.gov.lv, 24 jauni elektroniskie pakalpojumi, uzlabota bioloģisko saimniecību reģistrācija u. c.

Projektu laikā attīstītas dažādas integrācijas ar citu valsts iestāžu informācijas sistēmām, lai iespējami retāk klientiem prasītu datus, kas valsts sektoram jau ir pieejami. Informācijas sistēmas apmainās datiem ar Iedzīvotāju reģistru, Uzņēmumu reģistru, valsts adrešu katalogu, izmanto vienoto maksājumu moduli, izsūta informāciju uz e-adresi, izmanto vienotās pieteikšanās moduli u. c.

Prasības saimniekiem nav izdomātas

ZM vērš uzmanību, ka zemkopības atbalsta iestādes nekad informāciju nepieprasa lieki vai pēc savas iniciatīvas. Pieprasījuma iemesla pamatā ir Eiropas Savienības prasības, Latvijas normatīvie akti vai citi nosacījumi, kritēriji, kas jāsasniedz vai jāizpilda. 

No klienta puses informācijas ievade nereti izskatās pēc liekas birokrātijas un administratīvā sloga. Tādējādi ministrijas un padotības iestāžu uzdevums ir šo procesu iespējami vienkāršot, izmantojot digitālos risinājumus.

No projekta laikā paveiktā vispopulārākie ir elektroniskie pakalpojumi, kas būtiski un visredzamāk atvieglo komunikāciju ar valsts iestādēm, parasti aizstājot nepieciešamību doties iesniegt dokumentus klātienē. Kā jau iepriekš minēts, abu projektu īstenošanas laikā digitalizēti 24 pakalpojumi, kas izvietoti jaunā un modernā nozares klientu pašapkalpošanās vidē http://epakalpojumi.zm.gov.lv. Tur klienti var aizpildīt abos projektos radītos pakalpojumus, veikt apmaksu, sekot pakalpojumu apstrādes procesam, aplūkot vēsturi, sagatavot informāciju iesniegšanai, pilnvarot personas sava uzņēmuma pārstāvēšanai. "Tomēr ierobežotā finansējuma dēļ daudzi vecāki nozares elektroniskie pakalpojumi nav migrēti uz jauno platformu un turpina eksistēt dažādās citās vidēs. 

Minētā klientu pašapkalpošanās vide tādējādi darbojas arī kā visu nozares pakalpojumu katalogs, tomēr no lietotāja viedokļa nav optimāli, ka procesa laikā var nākties pārslēgties uz kādu citu nozares sistēmu (piemēram, Lauku atbalsta dienesta EPS) vai uz Latvija.lv portālu. Perspektīvā ir iecerēts turpināt meklēt finansējuma piesaistes iespējas, lai modernizētu vecākus e-pakalpojumus un tos migrētu uz jauno klientu pašapkalpošanās vidi," teic ministrijā.

Izaicinājums – tehnoloģiska sadrumstalotība

ZM par vienu svarīgākajiem izaicinājumiem digitālās transformācijas procesā nosauc tehnoloģisko sadrumstalotību. Ko tas nozīmē? Zemkopības nozarē vien izmanto pedējo 25 gadu laikā izveidotos vairākus desmitus dažādu informācijas sistēmu un reģistru. Ministrija atzīst, ka vecākie risinājumi vairs neatbilst ne mūsdienu lietojamības, ne drošības prasībām, tomēr to pārveide prasītu būtisku finanšu resursu ieguldījumu. Rezultātā daudzas nozares iestāžu pamatdarbības sistēmas vai to moduļi darbojas, izmantojot novecojušas tehnoloģijas, kurām beidzies ražotāja atbalsts. Jāņem vērā, ka var pieaugt arī to uzturēšanas izmaksas, Latvijā samazinoties IT speciālistu skaitam, kas būtu gatavi darboties ar pirms desmit vai vairāk gadiem radītu programmatūru.

Eiropas fondu finansējums vienmēr ir bijis liels atbalsts biznesa procesu digitalizācijai, tomēr ar to dažkārt pietiek tikai tehnisko resursu (serveri, disku masīvi, tīkla iekārtas) atjaunošanai un kritiskāko sistēmu pilnveidei. IT pakalpojumu, it īpaši programmatūras izstrādes un sistēmanalīzes, izmaksas ir dinamiskas un pēdējos gados – ar izteikti kāpjošu līkni. "Tādējādi projektu īstenošanā viens no svarīgākajiem uzdevumiem ir spēt realizēt sākotnēji plānoto. Projekta dzīvescikls no koncepta izstrādes līdz risinājumu ekspluatācijas uzsākšanai un projekta noslēgumam ir aptuveni četri pieci gadi. Jāņem vērā, ka šajā periodā mainīsies gan izmaksas, gan arī sfēras prasības, piemēram, tiekot pieņemtām jaunām ES regulām vai direktīvām. Tajā pašā laikā projekta sākumā izvirzītie mērķi un rādītāji īstenotājam ir jāsasniedz," skaidro ZM Administratīvajā departamentā.

Nākotnes ieceres

Kaut arī IKT projektos bieži tiek attīstīta klientam neredzamā puse – tehnoloģiskie risinājumi, ar kuriem darbojas nozares iestādes –, tomēr bieži šie uzlabojumi secīgi ietver kādas komunikācijas procesa izmaiņas ar valsts pārvaldi. Attiecīgi ir jāņem vērā zemnieka, zvejnieka, mežkopja vēlmes un arī ierobežojumi. Zemkopības ministrijā apgalvo, ka rūpīgi izvērtē katra projekta rezultātus un vienmēr cenšas uzlabot komunikāciju ar klientiem, lai izveidotu lietotājam iespējami draudzīgākus vai vismaz darbu netraucējošus risinājumus. 

Piemēram, patlaban ministrija un padotības iestādes realizē trīs Atveseļošanas fonda finansētus IKT projektus, un procesā tiek iesaistīts plašāks iestāžu loks, toskait arī zemkopības nozares nevalstiskās organizācijas, kas vistiešāk var pārstāvēt nozares klientu intereses. Vienlaikus patlaban gatavo arī nozares IKT mērķarhitektūru, kurā definēs tuvāko trīs līdz piecu gadu nozares IKT attīstību un ieviesīs vienotu centralizētu pieeju ministrijā un tās padotības iestādēs. Nākotnē ZM ir iecerējusi turpināt piesaistīt finansējumu digitālajai transformācijai, uzlabot klientiem pieejamos risinājumus, radīt jaunus elektroniskos pakalpojumus, lai iespējami mazinātu birokrātiju, vienlaikus pildot nozares iestādēm noteiktās valsts funkcijas.

Ieguvums LAD klientiem

Lauku atbalsta dienesta Stratēģiskās komunikācijas un klientu pārvaldības departamenta direktore Kristīne Ilgaža teic, ka dienesta vissvarīgākā aktivitāte projektā bija nodrošināt ērtu un vienkāršu informācijas apmaiņu ar LAD klientiem. Projekta laikā izveidoja un pilnveidoja LAD mobilo lietotni klientiem. "Dienesta klienti – lauksaimnieki, mežsaimnieki un zivsaimnieki – mobilo lietotni ir atzinuši kā vienkāršu un efektīvu saziņas veidu, lauksaimnieki informāciju saņem ātrāk, spēj operatīvi reaģēt dažādās problēmsituācijās un par to informēt dienestu. Lietotne ir ērts rīks, kā sekot līdzi aktualitātēm, paziņot par sakoptiem laukiem un veiktajām investīcijām, kā arī būt informētam par gaidāmajām kontrolēm saimniecībās un to rezultātiem. Lietotni var izmantot visi tie dienesta klienti, kuri izmanto LAD Elektronisko pieteikšanās sistēmu (EPS)," teic K. Ilgaža.

LAD eksperti nodrošināja informācijas sistēmu pilnveidošanu, kā arī veica klientu/lauksaimnieku intervijas, lai maksimāli ērti izveidoto produktu (LAD mobilo lietotni) pielāgotu klientu vajadzībām. Projekta laika izveidoja un pilnveidoja lietotni arī tiem LAD ekspertiem, kuri dodas kontrolēs pie klienta. Ar lietotni ātri var ievadīt datus, tāpēc mazinās birokrātiskais slogs – arī pati kontrole saimniecībā norit ātrāk.

LAD par vissvarīgākajiem ieguvējiem no īstenotā projekta nosauc dienesta klientus, īpaši lauksaimniekus. Par to liecina mobilās lietotnes pieaugošais lietotāju skaits un dažādu pieejamo pakalpojumu klāsts – dokumentu iesniegšana, tostarp bilžu un citu datu iesniegšana lietotnē.

PVD izveido piecas pamatdarbības informācijas sistēmas

Mārtiņš Beržinskis, Pārtikas un veterinārā dienesta Informācijas tehnoloģiju daļas vadītājs, teic, ka dienests projekta pirmajā kārtā izveidoja piecas pamatdarbības informācijas sistēmas. No šīm informācijas sistēmām viena ir publiskā saskarne klientiem (e-pakalpojumi un dienesta publiskie reģistri) un vienā informācijas sistēmā veikti papildinājumi. Īstenota arī integrācija ar Lauksaimniecības datu centra (patlaban LAD) novietņu informācijas sistēmu, nodrošinot datu atkalizmantošanu par lauksaimniecības dzīvniekiem un ciltsdarba jomas pārraudzību. Projekta īstenošanas laikā digitalizēja divu inspekciju procesus, atsakoties no pārbaudes protokolu aizpildīšanas papīra formātā, tostarp vienā gadījumā varēja atteikties no papīra pārbaudes protokolu mašīnnolasīšanas.

"Kopš projekta īstenošanas šie protokoli ir pieejami tikai elektroniski, un tie tiek apliecināti ar LAD elektronisko zīmogu. Klientiem ir nodrošināta iespēja digitālā formātā iesniegt pieteikumus gan Veterinārajiem eksporta sertifikātiem, gan pieteikumus uztura bagātinātāju, noteiktās grupās ietilpstošu pārtikas produktu reģistrācijai un izmaiņu izdarīšanai. Vienlaikus ir izveidots saziņas process starp klientu darba vidi un pamatdarbības sistēmu, sniedzot papildu informāciju. Sistēma integrēta ar zemkopības nozares vienoto dokumentu vadības sistēmu "Namejs", rodot iespēju oficiālus dokumentus veidot, saskaņot un parakstīt vienotā plūsmā," veikumu uzskaita M. Beržinskis. Viņš piebilst – lai pilnvērtīgi nodrošinātu veterināro zāļu reģistrācijas procesu, veikti papildinājumi esošajā Veterināro zāļu reģistrācijas informācijas sistēmā, nodrošinot automatizētu ienākošo dokumentu ielādi un izveidi no CESP (Common European Submission Platform) platformas, kā arī pilnveidojot pieejas tiesību mehānismu darba dokumentiem un īstenojot integrāciju ar DVS "Namejs" izejošo dokumentu parakstīšanai. Izmaiņu rezultātā būtiski atvieglots PVD ekspertu darbs zāļu reģistrācijas izvērtēšanas procesā.

Papildus projekta laikā aptuveni 90% no PVD informācijas sistēmām migrēja uz LDC (patlaban LAD) administrēto koplietošanas datu centru.

Projekta otrās kārtas īstenošanas laikā izveidoja integrāciju ar resora vienoto risku moduli, sniedzot informāciju par augsta riska veterinārajiem objektiem. Lai modernizētu un vienlaikus atteiktos no aptuveni 110 maziem publiskiem reģistriem, ko uzturēja galvenokārt word un excel failu formātā, projektā veica PVD publisko reģistru sadaļas "Citi reģistri" pārstrādi. "Rezultātā izveidots risinājums reģistru pārvaldībai – tajos patlaban lielu daļu informācijas veido automātiski no PVD uzraudzībai pakļauto uzņēmumu un objektu reģistrācijas informācijas sistēmā. Lai pilnvērtīgi īstenotu inspekciju procesu, izveidota mobilā lietotne veterināro objektu uzraudzības informācijas sistēmai," tā M. Beržinskis.

Eksperts piebilst, ka ir modernizēti un digitalizēti vairāki pamatdarbības procesi. Ir nodrošināta datu atkalizmantošana, veicināta papīra dokumentu digitalizācija un veikta pāreja uz koplietošanas resursu datu centru, tādējādi uzlabojot sistēmu kopīgo pieejamību. Digitalizējot un uzlabojot minētos procesus, uzņēmēji iegūst būtisku laika ekonomiju informācijas iesniegšanai un saņemšanai.

Uzziņa

Eiropas Reģionālās attīstības fonda finansētais projekts "Zemkopības ministrijas un tās padotībā esošo iestāžu informācijas un komunikāciju tehnoloģiju attīstība"

Projekta mērķi:

• 1. Unificētu un centralizētu zemkopības nozares inspekcijas procesu modeļa izstrāde to efektivitātes palielināšanai;
• 2. Zemkopības nozares iestāžu pakalpojumu sniegšanas efektivitātes uzlabošana;
• 3. Administratīvā sloga samazināšana zemkopības nozares pakalpojumu sniegšanas un inspekciju ietvaros;
• 4. Zemkopības nozares IKT atbalsta efektivitātes un kvalitātes uzlabošana.

Iecerēts uzlabot procesus Zemkopības ministrijā un sešās tās padotības iestādēs.

Projekta kopējās izmaksas: 5 000 000 eiro; projekta attiecināmās izmaksas: 5 000 000 eiro; ERAF finansējums – 85% no attiecināmajiem izdevumiem, nepārsniedzot 4 250 000 eiro; valsts budžeta finansējums – 15% no attiecināmajiem izdevumiem, nepārsniedzot 750 000 eiro.

Projekta īstenošanas termiņš: 2017. gada 13. novembris – 2020. gada 13. novembris (36 mēneši).

Ieguldījums izaugsmei.

Foto: Publicitātes

Eiropas Savienības finansēts. Paustie viedokļi un uzskati atspoguļo autora personīgos uzskatus un ne vienmēr sakrīt ar Eiropas Savienības vai Eiropas Komisijas viedokli. Ne Eiropas Savienība, ne Eiropas Komisija nenes atbildību par paustajiem uzskatiem. #ieguldījumsizaugsmē